Najem okazjonalny krok po kroku: dokumenty, notariusz, urząd skarbowy

Najem okazjonalny to umowa, która w razie kłopotów z najemcą pozwala odzyskać mieszkanie dużo szybciej niż zwykły najem. Wymaga wizyty u notariusza i jednego zgłoszenia do urzędu skarbowego, a w zamian daje właścicielowi realne zabezpieczenie. W tym tekście opisuję, jak taki najem zawrzeć, co zapisać w umowie i na czym najczęściej potykają się właściciele.

Najem okazjonalny a zwykły najem

Na co dzień obie umowy wyglądają podobnie: jest czynsz, są opłaty, jest protokół. Różnica wychodzi dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak.

• Odzyskanie mieszkania. Przy zwykłym najmie, gdy najemca nie płaci i nie chce się wyprowadzić, potrzebny jest proces o eksmisję, który potrafi trwać długo. Przy najmie okazjonalnym wystarczy żądanie opróżnienia lokalu, klauzula wykonalności nadana przez sąd aktowi notarialnemu i komornik. Najemca wyprowadza się do lokalu, który sam wcześniej wskazał.
• Kaucja. Przy zwykłym najmie może wynosić do dwunastokrotności miesięcznego czynszu, przy okazjonalnym do sześciokrotności.
• Czas trwania. Najem okazjonalny zawiera się zawsze na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat.
• Formalności. Przy okazjonalnym dochodzą: oświadczenie najemcy u notariusza, wskazanie lokalu zastępczego i zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.

Kto może zawrzeć najem okazjonalny

Najem okazjonalny opisuje ustawa o ochronie praw lokatorów. Wynajmującym może być tylko właściciel lokalu, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Jeśli wynajmujesz w ramach firmy, odpowiednikiem jest najem instytucjonalny, który ma podobną konstrukcję.

Umowę zawiera się na piśmie i zawsze na czas oznaczony. Umowa na czas nieokreślony nie może być najmem okazjonalnym.

Trzy załączniki do umowy

1. Oświadczenie najemcy u notariusza. Najemca poddaje się w nim egzekucji i zobowiązuje się opróżnić i wydać lokal w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego.
2. Wskazanie innego lokalu. Najemca podaje adres, pod którym będzie mógł zamieszkać, jeśli dojdzie do egzekucji.
3. Zgoda właściciela tamtego lokalu. Właściciel (albo osoba, która ma do niego tytuł prawny) oświadcza, że zgadza się na zamieszkanie tam najemcy i osób, które z nim mieszkają.

Lokal zastępczy: kto może go wskazać

Najczęściej jest to mieszkanie rodziców, rodzeństwa albo innej bliskiej osoby. Nie musi być w tym samym mieście. Ważne, żeby zgoda była prawdziwa i dotyczyła konkretnego adresu, bo to na podstawie tego dokumentu komornik będzie później działał.

Może się zdarzyć, że w trakcie najmu wskazany lokal przestanie być dostępny, na przykład zostanie sprzedany. Wtedy najemca musi w określonym w ustawie terminie wskazać nowy lokal wraz ze zgodą jego właściciela. Jeśli tego nie zrobi, wynajmujący może wypowiedzieć umowę.

Wizyta u notariusza

Najemca idzie do notariusza z dowodem osobistym i podpisaną umową najmu. Oświadczenie jest krótkie, a maksymalną wysokość opłaty za jego sporządzenie określają przepisy o taksie notarialnej. Kto płaci notariuszowi, ustalają strony. W praktyce najczęściej robi to najemca i warto to zapisać w umowie wprost.

Kolejność działań

1. Sprawdź najemcę, zanim cokolwiek podpiszesz.
2. Uzgodnijcie warunki: czynsz, opłaty, czas trwania, kaucję, zasady napraw.
3. Podpisujecie umowę najmu okazjonalnego.
4. Najemca składa u notariusza oświadczenie, które odwołuje się do tej umowy, i przynosi dokumenty dotyczące lokalu zastępczego.
5. Dopiero z kompletem załączników przekazujesz klucze i podpisujecie protokół zdawczo-odbiorczy ze stanami liczników.
6. W ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu zgłaszasz umowę naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla Twojego miejsca zamieszkania.

Co jeszcze warto zapisać w umowie

Ustawa określa minimum. Resztę warto dopisać samemu, bo to od tych zapisów zależy, jak będzie wyglądał codzienny najem. W umowach, które przygotowuję, zawsze są:

• osobno czynsz najmu i opłaty: czynsz dla właściciela, czynsz administracyjny dla wspólnoty lub spółdzielni i media, z terminami płatności,
• liczba osób, które mogą mieszkać w lokalu, oraz zasady dotyczące zwierząt,
• zakaz podnajmu bez zgody właściciela,
• podział napraw: drobne po stronie najemcy, większe po stronie właściciela,
• sytuacje, w których można wypowiedzieć umowę przed terminem, np. zaległości w czynszu. Umowę na czas oznaczony można wypowiedzieć tylko w przypadkach wskazanych w umowie i w przepisach, więc trzeba je wypisać,
• obowiązek udostępnienia mieszkania do prezentacji w ostatnim miesiącu najmu.

Ten ostatni zapis to mój sposób na przerwy między najemcami. Skoro w ostatnim miesiącu mogę pokazywać mieszkanie, nowego najemcę szukam, zanim poprzedni się wyprowadzi. Wielokrotnie odbiór kluczy od starego najemcy i wydanie ich nowemu odbywały się tego samego dnia, a właściciel nie tracił ani jednego dnia czynszu.

Kaucja

Przy najmie okazjonalnym kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu. To górna granica, a nie obowiązek. W praktyce najczęściej stosuje się kaucję w wysokości jednego lub dwóch miesięcznych czynszów. Kaucję zwraca się po opróżnieniu lokalu, po potrąceniu tego, co najemca jest winien. Dlatego tak ważny jest dokładny protokół na początku najmu.

A co z podatkiem?

Forma umowy nie zmienia zasad opodatkowania. Przychody z prywatnego najmu rozlicza się ryczałtem: 8,5% do 100 000 zł przychodu w roku i 12,5% od nadwyżki. Przy wątpliwościach, na przykład gdy mieszkanie ma kilku współwłaścicieli, warto zapytać księgowego.

Najczęstsze błędy

• Brak zgłoszenia do urzędu skarbowego w terminie. Bez niego umowa traci ochronę, dla której w ogóle wybiera się najem okazjonalny.
• Lokal zastępczy „na papierze”. Zgoda właściciela wskazanego lokalu musi być prawdziwa i dotyczyć konkretnego adresu.
• Klucze wydane przed dostarczeniem aktu notarialnego. Najemca, który już mieszka, nie ma powodu się spieszyć do notariusza.
• Brak protokołu. Bez zdjęć i spisu wyposażenia trudno potem rozliczyć kaucję.
• Czynsz i opłaty wrzucone do jednej kwoty. Potem trudno ustalić, ile najemca zalega wobec właściciela, a ile wobec wspólnoty.

Gdy najemca nie chce się wyprowadzić

Po zakończeniu lub wypowiedzeniu umowy doręczasz najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu. Jeśli się nie wyprowadzi, składasz w sądzie wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, a potem zlecasz sprawę komornikowi. To zwykle znacznie krótsza droga niż proces o eksmisję przy zwykłej umowie.

Najczęstsze pytania

Jeśli nie chcesz pilnować tego wszystkiego samodzielnie, przygotowuję najem okazjonalny w ramach usługi zarządzanie najmem: umowę, termin u notariusza, protokół i przypomnienie o zgłoszeniu do urzędu.

Mateusz Milewski, MILMAX Nieruchomości, Środa Wielkopolska. Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej.